MAKALAH PENELITIAN
PROSEDUR
PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN RUKUN WARGA DI DUSUN BAKAN
BANDUNG PASANTREN RW 05 KABUPATEN SUMEDANG
TUGAS
METODOLOGI PENELITIAN
Disusun oleh :
Aika ulfa cahyani
KAP 1
GANESHA PRATAMA
SUMEDANG
2012/2013
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR.......................................................................................
DAFTAR
ISI.....................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
Latar
Belakang.......................................................................................
Manfaat
Penelitian..................................................................................
Tujuan
Penelitian....................................................................................
Metode Penelitian...................................................................................
Kegiatan
Pelaksanaan.............................................................................
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pengorganisasian dan
Pengelolahan Arsip...............................
BAB III PEMBAHASAN
Gambaran Umum Dusun
Bakan Bandung Pasantren.................................................
BAB
IV
Kesimpulan.............................................................................................
Saran......................................................................................................
LAMPIRAN.....................................................................................................
KATA PENGANTAR
Bismilahirohmanirrohim.......
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, alhamdulillah saya
dapat menyelesaikan tugas penelitian ini, tugas ini telah diselesaikan dengan
sebaik-baiknya dengan mengambil penelitian tentang :
“PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN RUKUN WARGA DI DUSUN
RW 05 KABUPAATEN SUMEDANG
Dalam kesempatan ini, saya ingin mengucapkan terimakasih
yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam penyelesaian tugas
penelitian ini, antaraa lain :
- Bapak Evan Firdaus selaku pembimbing sehingga menambah wawasan pengetahuan bagi saya.
- Bapak Ajat selaku ketua RW Dusun Bakan Bandung Pasantren
- Seluruh anggota organisasi RW Dusun Bakan Bandung Pasantren
- Seluruh keluarga saya yang telah memberikan dukungan
Saya menyadari bahwa tugas penelitian ini masih banyak
kekurangan, oleh karena itu saya mengharapkan kritik dan saran yang kontruktif
yang dapat kami untuk perbaikan di masa yang akan datang.
Saya sangat berharap tugas penelitian ini dapat bermanfaat
untuk saya khususnya, dan berbagai pihak pada umumnya.
Sumedang, Agustus 2013
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,pemeliharaan dan perawatan
serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, saat dibutuhkan dapat dengan
cepat dan tepat ditemukan, bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,
maka harus dimusnahkan.
Kearsipan dapat menunjang proses memudahkan dalam kegiatan
pelayanan maupun demokrasi. Dalam suatu organisasi terdapat kepengurusaan
suatu kepemimpinan yang menjadi panutan bagi setiap anggota. Organisasi suatu
dusun dapat berupa Rukun Warga (RW), Setiap RW dan RT di pimpin oleh seorang
pemimpin beserta anggotanya, itu merupakan susunan dalam kearsipan untuk menunjang
suatu organisasi. Salah satu tujuan dibentuknya RW adalah untuk mensejahterakan
warganya. Untuk mencapai tujuannya, suatu RW membentuk kepengurusan beserta
fungsi dan tujuannya.Arsip-arsip bukan hanya sekedar dokumen saja tetapi adanya
tipologi arsip yang membedakan sendiri arsip-arsip tersebut misalnya adalah
arsip pandang dengar merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar contohnya
: Arsip gambar statik, Arsip citra bergerak dan Arsip rekaman suara
Rukun Warga adalah lembaga kemasyarakatan yang terdiri dari
beberapa rukun tetangga dalam rangka mengurus kepentingan masyarakat setempat
yang diakui dan di bina pemerintah kabupaten dan sebagai mitra pemerintahan
desa dan atau kelurahan dalam membantu kelancaran penyelenggaraan pemerintahan
desa atau kelurahan dan pemerintahan lainnya.
Keberadaan suatu RW berfungsi sebagai pusat pemerintahan
dusun, pembantu pengambilan keputusan, eksistensi organisasi masyarakat, dan
untuk kepentingan organisasi lain. Selain itu, keberadaan RW sebagai mitra
pemerintah desa dan atau kelurahan dan pemerintahan lainnya sangat dirasakan
manfaatnya dalam menggerakan partisipasi masyarakat pada pelaksaan dan
pemeliharaan hasil-hasil pembangunan serta dalam membantu kelancaran
tugas-tugas pemerintahan, juga sebagai jembatan penghubung antara kepentingan
masyarakat dan pemerintah dalam mewujudkan kehidupan masyarakat setempat
yang tukun dan tentram.
Maka dari itu penulis menyusun makalah ini dengan judul PROSEDUR
PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN RUKUN WARGA DI DUSUN BAKAN BANDUNG
PASANTREN RW 05 DALAM KEHIDUPAN BERMASYARAKAT untuk mengetahui peranan
kearsipan RW di Dusun Bakan Bandung Pasantren.
B. Manfaat penelitian
1. Bagi Organisasi
Sebagai bahan masukan bagi organisasi dalam peranan yang
lebih baik untuk kemajuan daerah.
2. Bagi Penulis
a. Dapat mengetahui susunan
kearsipan RW di dusun bakan bandung pasantren.
b. Dapat mengatasi peranan
organisasi dusun bakan bandung pasantren
c. Sebagai sarana
aplikasi ilmu pengetahuan
C. Metode penelitian
Penelitian ini dilaksanakan untuk mengetahui bagaimana
pengelompokan kearsipan rukun warga di Dusun Bakan Bakan Bandung Pasantren RW 05 dalam kehidupan bermasyarakat.
D. Metode penelitian
Pendekatan utama dalam penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif yaitu teknik pengumpulan data melalui tulisan informasi dan lisan di
kantor RW bakan bandung pasantren.
E. Pelaksanaan
kegiatan
Penelitian ini
dilaksanakan pada hari minggu 25 Agustus 2013 di kantor RW
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengorganisasian dan
pengelolaan arsip
Organisasi merupakan suatu sistem cara untuk membagi,
mengelompokan, dan mengkoordinasikan aktivitas menjkadi hubungan antara kepala
bagian dan karyawannya, oleh karena itu organisasi mempunyai tahap pertumbuhan
yaitu : Tahap Kreatifitas, Tahap Pengarahan, Tahap Pendelegasian, Tahap
Koordinasi dan Tahap Kerjasama.
Tahap 1 : Kreativitas
Kreativitas para pemimpin organisasi merupakan tahap awal
dari evolusi suatu organisasi, disain organisasi pada tahap ini masih merupakan
struktur sederhana dan pengembalian dikontrol oleh pemimpin.
Tahap 2 : Pengarahan
Pada tahap pengarahan desain organisasi makin birokratis,
komunikasi antar tingkatan menjadi formal dan spesialisasi pekerjaan mulai
diterapkan.
Tahap 3 : Pendelegasian
Pada tahap pendelegasian manajer tingkat bawah mempunyai
otonomi yang lebih besar dalam menjalankan aktivitas unit kerjannya, krisis
yang muncul dari tahap pendelegasian adalah krisis kontrol.
Tahap 4 : Koordinasi
Tahap ini muncul sebagai akibat dari krisis kontrol pada
tahap pendelegasian, koordinasi sangat diperlukan oleh manajer ini dari
unit-unit dan kelompok-kelompok dalam menjalankan fungsinya.
Tahap 5 : Kerjasama
Jalan keluar dari krisis birokrasi pada tahap koordinasi
adalah kerjasama yang kuat antar individu di dalam organisasi.Pengorganisasian
berhubungan dengan pengelolaan arsip dalam perkembangan dan kemanjuan manajemen
administrasi kantor sekarang ini hampir dapat memastikan bahwa segala sesuai
tergantung kepada warkat / dokumen, baik itu didunia perusahaan pemerintahan
atau swasta, warkat dianggap sangat berperan pentingg dalam proses kegiatan
organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi,dari
segi pengelolaan arsip / filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah
kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan
kebijaksanaan perusahaan /organisasi kearsipan berarti menyimpan secara tetap
dan teratur warkat-warkat penting mengenal kemajuan sistem perusahaan.
Berdasarkan sifat kepentingannya salahsatunya terdiri dari arsip vital yang
bersifat aktif seperti arsip personalia, arsip pertanggungjawaban keuangan,
arsip pemasaran dan sebagainya, umumnya prekuensi, penggunaanya masih tinggi dan
terus menerus, jarena itu harus tersedia pada saat di perlukan.
BAB III
GAMBARAN UMUM DUSUN BAKAN BANDUNG PASANTREN RW 05
Desa situraja adalah
desa yang terdiri dari 8 dusun, dengan luas wilayah 2.825 hektar dan batas
Wilayah terdiri dari:
1. Sebelah Utara : Desa Ambit
2. Sebelah Selatan : Desa
Cisitu
3. Sebelah Barat : Desa
Sundamekar
4. Sebelah Timur : Desa
Cigintung
1. Letak Geografis
1. Ketinggian dari permukaan
laut
2. Curah hujan rata-rata
pertahun dan
3. Tipologi
2. Orbitas
1. Jarak ke pusat kota
pemerintahan kecamatan
2. Jarak ke pusat kota
pemerintahan kabupaten
3. Jarak ke pusat kota
pemerintahan kabupaten
4. Jarak ke pusat ibu kota
negara RI
3. Kependudukan
1. Jumlah penduduk
1. Menurut jenis kelamin :
1. Laki-laki :1.105 Jiwa
2. Perempuan : 1.132 Jiwa
3. Jumlah : 2.237 Jiwa
2. Jumlah kepala keluarga :
765 KK
3. Jumlah KK miskin : 34 KK
4. Kewarganegaraan :
1. WNRI : 2.237 Jiwa
2. WNA : -
Salah satunya adalah dusun bakan bandung yang menjadi penelitian tentang surat dan
kearsipannya, salah satunya adalah pengorganisasian tentang akan diadakannya
perbaikan jalan di dusun bakan bandung Desa Situraja utara yang bertahun-tahun
kondisinya rusak, kini akhirnya diperbaiki. Panitia perbaikan jalan yang juga
ketua RW 05 Dusun Bakan Bandung yaitu Bapa Ajat, menyebutkan, jalan tersebut
memang sudah cukup lama rusak, sehingga sering mengganggu akses transportasi
warga. Namun dengan adanya peraikan ini,dihaarapkan aktivitas warga tidak
terganggu lagi,sehingga akan berdampak pada pula peningkatan perekonomian
warga. Ajat menyebutkan, ruas jalan yang kini sedang diperbaiki yaitu total
panjang mencapai sekitar 300 meter dengan lebar 2,5 meter. “ agar kualitas
jalannya bisa lebih kuat, maka untuk perbaikannya pun dilakukan dengan cara
dirabat beton,” katanya, seraya menyebutkan, jalan tersebut merupakan jalan
penghubung antara wilayah desa situraja dengan desa situraja utara . Anggaran
yang digunakan untuk biayaperbaikan jalan ini kata bapak Ajat, sepenuhnya
mengandalkan dari bantuan PNPM, tetapi khusus untuk pengerjaanya dilakukan
secara swadaya. Namun demikian kami atas nama panitia pembangunan, meminta
kepada seluruh warga agar tetap bersama-sama menjaga jalan ini supaya
kedepannya tidak gampang rusak.
BAB IV
PENUTUP
Akhirnya pada bab yang keempat ini sampailah penulis
pada pengambilan kesimpulan dari apa yang telah diuraikan, dimana dalam
kesempatan ini pula penulis mencoba mencapaikan saran-saran yang dianggap perlu.
Kesimpulan
Rukun warrga adalah lembaga kemasyarakatan yang terdiri dari
beberapa rukun tetangga dalam rangka mengurus kepentingan masyarakat setempat
yang diakui dan dibina pemerintah kabupaten dan dan sebagai mitra pemerintah
desa atau kelurahan dalam membantu kelancaran penyelenggaraan pemerintahan desa
atau keluraha dan pemerintahan lainnya. Serta keberadaan suatu RW berfungsi
sebagai pusat pemerintahan dusun, pembantu pengambilan keputusan, eksistensi
organisasi masyarakat, dan untuk kepentingan organisasi lain,selain itu
keberadaan RW sebagai mitra pemerintah desa dan atau keseluruhan dan
pemerintahan lainnya sangat dirasakan manfaatnya dalam menggerakan partisipasi
masyarakat dalam pekerjaan di dusun dustan.
Saran
Berdasarkan wawancara penulis terhadap pekerjaan di RW dusun
bakan bandung yang bersumber di kantor
RW, pemeliharaan arsipnya masih berantakan sehingga ingin memperolehnya kembali
untuk bahan penelitian penulis sulit sehingga menjadi beban fisik.
